Jak często macie spotkania z klientami (potencjalnymi / obecnymi) lub współpracownikami? Jak wynika z doświadczenia wielu osób pracujących zdalnie, mogą one (ale wcale nie muszą!) być sporą przeszkodą w zwiększaniu produktywności. W dzisiejszym wpisie zebraliśmy dla Was sposoby na to, żeby spotkania stały się bardziej produktywne.

Harmonogram spotkania

Wypisz rzeczy, które mają być przedyskutowane na spotkaniu i udostępnij listę osobom biorącym w nim udział (idealnie, na 24 godziny przed, jeśli nie masz takiej możliwości, bezpośrednio przed). Trzymaj się tego, co zostało zapisane w dokumencie i powracaj do niego tak często jak to tylko możliwe w czasie spotkania.

Właściwe miejsce

Spotykasz się z potencjalnym klientem? Sprawdź, czy miejsce, które wybrałaś/eś będzie odpowiednie. Jeśli to kawiarnia, upewnj się, że nie będzie tam za głośno lub nie zabraknie miejsc. Jeśli dyskutowane będą sprawy, które powinny pozostać tylko między uczestników spotkania, rozważ wynajęcie sali lub biura na jeden dzień (szczególnie, jeśli pracujesz zdalnie i nie masz takiego miejsca na co dzień).

Reguła 45 minut

Staraj się ograniczać czas rozmowy do minimum. Jeśli projekt wymaga dokładniejszego omówienia (=więcej czasu), zaplanuj kilka spotkań np. jedną krótką sesję codziennie, zamiast przeciągać spotkanie do 5 godzin. 45 minut wydaje się być idealną długością - to czas, w którym możemy utrzymać uwagę i skupić się na punktach z harmonogramu.

Kolejne kroki

Nie ma chyba nic gorszego niż spotkanie, z którego wszyscy wychodzą z przekonaniem, że zmarnowali swój czas. Najlepiej byłoby, gdyby każde spotkanie kończyło się stworzeniem listy kolejnych kroków i przypisaniem konkretnej osoby (lub osób) do każdego zadania. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy wiedzą, czy mają się zająć i czego mogą oczekiwać od innych. Jakie są Wasze metody na usprawnienie spotkań? Czekamy na komentarze!