Maile… narzekają na nie prawie wszyscy, od pracowników korporacji po osoby posiadające jednoosobowe firmy. Czy jest możliwe ograniczenie ilości wysyłanych wiadomości lub całkowita z nich rezygnacja? Krótka odpowiedź brzmi: tak. To, co jeszcze kilka lat temu wydawało się zupełnie niemożliwe, powoli staje się codziennością. Coraz więcej firmy zachęca pracowników do zrezygnowania z wysyłania wiadomości mailowych w komunikacji wewnętrznej, tę formę zachowując tylko dla kontaktów z klientami i współpracownikami, którzy nie są częścią ich struktur. Udowodniono, że takie podejście zwiększa produktywność osób zaangażowanych w dany projekt i pozwala im na szybsze wykonywanie swoich zadań. Na ten ostatni element ma też zapewne transparentność, którą zapewnia pozbycie się maili w komunikacji wewnętrznej (każdy może zobaczyć, które zadania zostały już wykonane). Jak zrezygnować z maili udaje się dużym firmom? Jest to możliwe, dzięki wprowadzeniu komunikatorów w rodzaju Slack czy Hipchat, znacznie przyspieszających wymianę informacji między pracownikami oraz zastosowaniu specjalnych systemów do zarządzania projektami, które pomagają w zachowaniu wszystkich informacji na temat całości, jak i poszczególnych zadania, w jednym miejscu. Są to między innymi takie narzędzia jak Trello czy Asana. Co jednak zrobić, jeśli pracujecie sami i chcecie ograniczyć liczbę emaili wysyłanych do współpracowników i klientów? Możecie - w mniejszej skali - zastosować te same rozwiązania, co duże firmy. Oto 3 szybkie kroki, które pomogą Wam w zmniejszeniu liczby wysyłanych wiadomości mailowych:

Komunikacja wewnętrzna

Użycie komunikatorów w rodzaju Slacka (o narzędziach do komunikacji przeczytacie też tutaj) i utworzenie w nich osobnych kanałów dla poszczególnych projektów lub klientów pozwoli na przyspieszenie wymiany poglądów i szybsze np. potwierdzenie niektórych wymagań lub danych związanych z określonym zadaniem. Cała konwersacja na temat danego projektu będzie też w jednym miejscu.

Zarządzanie projektem

Warto wprowadzić też system do zarządzania projektem, który pozwoli Wam na wspólne ustalenie, co powinno zostać zrobione, a następnie przypisanie określonych zadań do poszczególnych osób.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie wszystkich dokumentów (plików tekstowych, materiałów wizualnych) w jednym dzielonym folderze także pozwoli na ograniczenie liczby wysyłanych wiadomości w rodzaju ‘Gdzie jest ten tekst?’ lub ‘Co się stało z tą grafiką?’. Oczywiście, dokumenty te powinny być na bieżąco aktualizowane przez wszystkie osoby pracujące nad danym projektem. Czy próbowaliście ograniczyć liczbę wysyłanych i otrzymywanych maili? A może udało się Wam zupełnie z nich zrezygnować? Dajcie nam znać w komentarzach, chętnie poczytamy o Waszych doświadczeniach na tym polu.